Datumrutor får bara innehålla ett av alternativen:

1. Datum (PPPP dd-mm-åååå eller PPPP åååå-mm-dd). Prefix, dag och månad kan uteslutas.
2. Y (visas som Datum okänt)

P=prefix (synligt)

• ABT (Omkring)
• EST (Uppskattat)
• CAL (Beräknat)
• AFT (Efter)
• BET (Mellan)
• AND (och)
• FROM (Från)
• TO (till)

• Förnamn skrivs i den ordning de står i födelse- och dopboken.
• Tilltalsnamnet skrivs med stora bokstäver.
• Finns bara ett tilltalsnamn skrivs det med stora bokstäver.
• Är tilltalsnamnet inte känt skrivs alla namnen med små bokstäver.
• Om förnamnet inte kunnat klarläggas skrivs "Okänt".

• Skrivs med små bokstäver (visas med stora).
• Om namnet inte kunnat klarläggas skrivs "Okänt".
• Patronymikon används i första hand så långt möjligt före år 1901.
• Felaktiga omvandlingar av patronymikon ska undvikas, t.ex. Nilsdotter blev Nilsson.
• Om en kvinnas födelsesläktnamn är okänt skrivs detta "?????" (=5 frågetecken) för att medge sökning när möjlighet finns att tillföra födelsesläktnamnet.
• Kvinnors namn efter giftermål tillförs efter födelsenamnet, t.ex. Nilsdotter gift Olsson.
• Vid flera giftermål tillförs det nya släktnamnet efter de tidigare.
• När faderns tilltalsnamn är okänt och inte klarlagts skrivs barnen med samma släktnamn som fadern har.

• Om en person inte är döpt i Svenska kyrkan skrivs datum med ”Y” och välj Plats = ”Ej i Svenska kyrkan”.
• Om uppgifter saknas helt skrivs datum med ”Y” och platsen med ”Plats okänd”.

• Om uppgifter finns att personerna i en familj inte är gifta lämnas rutan för Datum och Plats tomma. Under Familjehändelser i Noteringar skrivs ”Ogifta” eller ”Sambo”.
• Om uppgifter saknas helt skrivs datum med ”Y” och platsen med ”Plats okänd”.

• Platsen kyrkogård skrivs in med namnet på kyrkogården, vilken kommun den ligger i och länsbokstav inom parentes.
• När en kyrkogård (motsv.) skrivs in och blir en ny Plats i databasen skall denna också skrivas in som en Begravningsplats som kopplas till nya Platsen.

• Adoption skrivs in på adoptivson/dotter i Anknytningar med person-ID för var och en av adoptivföräldrarna, med omvänd koppling och med beskrivning Adoption.
• Det samma gäller för fosterbarn som får beskrivning Fosterbarn.

• Känd plats skrivs in i ordning från vänster till höger: detaljangivelse, församlingsnamn, kommun och länsbokstav.
• Plats utanför Sverige skrivs in från vänster till höger: detaljangivelse, församlingsnamn, kommun/region/landsdel/stat och landsbeteckning.
• Plats som inte är känd skrivs in som "Plats okänd"

• För uppladdade fotofiler finns tre kollektioner att välja mellan:
• Foton
• Foto-dokument
• Gravstenar
• Foton och gravstenar får vara högst 900 pixlar på bredden.
• Standardfotot som är en foton-kollektion och porträtt av den kopplade personen ska visa ansiktet klart och tydligt. Det bör vara minst 135px × 190px och vid större format ha samma proportioner. Markeras som standardfoto.
• Kategorier skrivs in med HTML-kod.
• Foto-dokument är scannade dokument och tidningsurklipp etc. och har ingen storleksgräns. Man går efter läsbarhet för de visas med ett zoominstrument.
• Koppling kan göras för alla tre kollektionerna till personer, familjer samt en viss händelse.
• Gravstenar kopplas även till en begravningsplats.
• Alla fotofiler ska ha JPG-format med filnamn som ska bestå av engelska tecken A-Z - 0-9 och inte innehålla mellanslag.

• Vi har inte forskat på den personen och vet därmed inte något om hen.
• I födelse- och dopboken står bara födelsedatum och inte dopdatum.
• I födelse- och dopboken står bara dopdatum och inte födelsedatum.
• Barnet saknas helt och hållet i födelse- och dopboken men finns i husförhörslängden.
• I husförhörslängder står bara födelseuppgift men inte var.
• I död- och begravningsboken står nästan aldrig (99 %) vilken kyrkogård.
• I död- och begravningsboken har prästen missat att skriva in begravningsdatum.
• I död- och begravningsboken står bara döddatum.
• I död- och begravningsboken står bara begravningsdatum.
• Personen finns inte i död- och begravningsboken men står som död i husförhörslängden
• Personen har bara försvunnit ur församlingen och därmed vet man inte något mer om hen.
• Föräldrarnas namn har hittats i födelse- och dopboken och ingen annan stans.
• Vigseldatum framgår ofta i husförhörslängden men inte i vilken församling vigseln ägde rum.
• Vigseldatum framgår inte och om vi inte forskat vidare på familjen vet vi inte när och var.
• Det står fel födelseförsamling eller vigselförsamling i kyrkoböckerna.
• Oläslig text i kyrkoböckerna.
• Kyrkogårdar skrivs som plats utan församling eller som ”Plats okänd” därför att…
• En församling har flera kyrkogårdar och namnet på kyrkogården är okänt.
• Större orter kan ha flera kyrkogårdar utan koppling till någon församling.
• Kyrkoböckerna är ännu inte fotograferade och därmed inte digitalt publicerade.
• Sekretessgränsen 70 år har inte uppnåtts för att medge digital publicering på Internet för kyrkoboksfoton.
• Ett antal kyrkoarkiv har brunnit upp i samband med eldsvåda på den plats kyrkoböckerna förvarades.